Kako organizirati virtualni domjenak za vjenčanja koji će se sjetiti vaših gostiju

Autor fotografijeAndre Maier

Ako kažete 'kažem' virtualna ceremonija ne dopustite da vam se dan vjenčanja završi nakon prvog poljupca. Umjesto toga, razmislite o ovome: Virtualni vjenčani domjenak za proslavu s gostima nakon ceremonije uživo. Ova vrsta događaja nije vaš prosjek svadbeni prijam , kako bismo vam pomogli u planiranju virtualne zabave o kojoj će vaši gosti razgovarati dugo nakon odjave, zavirujemo iza ekrana s industrijskim stručnjakom Jeffom Stillwellom, planerom događaja koji je usavršio hibridni događaj.

Upoznajte stručnjaka

Jeff Stillwell je osnivač i kreativna snaga iza Stillwell događaji . Preko 20 godina prije nego što je pokrenuo svoju tvrtku, bio je direktor događaja za neke od najpoznatijih događaja u New Yorku.

Pročitajte korak-po-korak vodič o tome kako planirati zadivljujući virtualni prijem koji će se svidjeti vašim gostima!

Etiketa virtualne recepcije

Tko priređuje virtualni domjenak za vjenčanje?

Uobičajeno je da kombinacija roditelja para bude 'suvoditelj' virtualnog prijema. Stillwell kaže da se u današnjem svijetu, međutim, mnogi parovi odlučuju sami organizirati virtualno vjenčanje i proslavu.

Kada priredite virtualni domjenak za vjenčanje?

'Čak i najtradicionalniji' ne-virtualni parovi 'shvaćaju kako neke vrste a digitalna komponenta ima smisla upravo sada ”, kaže Stillwell. 'Osjećam da će budućnost većine vjenčanja i događanja biti kombinacija djelomice virtualnog slavlja / dijela, jer je ovo možda i savršen plan za par koji nikada nije želio veliko (i skupo) vjenčanje.'

Tko je pozvan na virtualni vjenčani domjenak?

Budući da su virtualna vjenčanja još uvijek nova, jedna od blagodati ovog tipa događaja je nepostojanje čvrstih pravila koja nalaže tradicija. Ovo vjenčanje možete doslovno isplanirati kako god želite i pozvati koga god želite! Mnogi drže niski broj osobnih gostiju koji se sastoje od bliske rodbine i prijatelja virtualne pozive odlazak dalekoj rodbini i radnim prijateljima - osjećaji nisu povrijeđeni, proračun ne napuhan.

Trebate li poslati formalne pozivnice?

Stillwell snažno osjeća da bi virtualni prijem za vjenčanje trebao uključivati ​​stvarnu poštu poziv (nije priredba), jer kaže da je važno virtualnim gostima poslati nešto opipljivo, pogotovo za važan događaj poput vjenčanja.

Trebate li uključiti pravila odijevanja?

Imati dress code može vam pomoći da postavite ton ovoj važnoj prigodi i stvorite osjećaj zajedništva za sve goste. Stillwell kaže 'što više virtualni gosti mogu biti u skladu s gostima uživo, to jednostavno čini bolju zabavu!'

Kako možete učiniti da se virtualni gosti osjećaju uključeno?

Lijepa je gesta što svakom virtualnom gostu pošalju paket iznenađenja u tjednu vjenčanja. Na temelju vašeg proračuna ovo može biti najjednostavnije ili sjajnije koliko možete, ali razmislite: lijepo zamotana kutija s mini vjenčanom tortom, malim bocama šampanjca i programom koji ćete slijediti tijekom ceremonije. Također možete organizirati virtualne zdravice, iako Stillwell preporučuje da se ovo ograniči na dvije žive i dvije virtualne zdravice, ne duže od pet minuta.

Neka vaša tehnološka tvrtka fotografira zaslon svakog gosta kako bi ih koristila kao 'piksele' koji tvore veću fotografiju para. To bi značilo sjajne znakove zahvale koji se šalju nakon vjenčanja.

Trebate li još uvijek sat za koktel?

Ako mjesto gostovanja ima dvije sobe opremljene projekcijom, ne biste trebali imati sat koktela. To omogućava gostima uživo da se nakon ceremonije izravno prebace u blagovaonicu pomoću brze sklopke za kut kamere za virtualne goste. Ako je samo jedna soba opremljena potrebnom tehnologijom, vjerojatno će vam trebati koktel sat da prebacite prostor s mjesta svečanosti u blagovaonicu. Za to vrijeme još uvijek možete upijati virtualne goste tako što ćete im poslati karticu s receptom piće s potpisom ili da im se koktele dostavljaju kući.

Što se događa tijekom večere?

Ako proračun dopušta, čitav vaš događaj možete provesti i sa živim i s virtualnim gostima koji uživaju u punom iskustvu s isporučenim ugostiteljstvom. Radi manjeg budžeta, serija se može sastojati od prvog plesa, nakon čega slijedi nekoliko plesnih pjesama u kojima svi mogu uživati, govori, rezanje kolača (s virtualnim gostima koji uživaju u svom mini verzija kod kuće), a zatim bi mrežno slavlje zaključilo tako što bi se par oprostio od virtualnih gledatelja.

Koraci do planiranja virtualne recepcije

1. Odaberite datum

Datum virtualnog vjenčanja može se priopćiti putem pozivnice nekoliko tjedana manje od neviralnog vjenčanja, jer gosti neće trebati putovati ili uzeti slobodno vrijeme s posla. Možda biste trebali uzeti više pažnje u potvrđivanju vremena jer bi se mnogi gosti mogli pridružiti iz različitih vremenskih zona.

2. Pošaljite pozivnice

Virtualna pozivnica trebala bi izaći 6 do 8 tjedana prije vjenčanja. Ako planirate uključiti osobne goste, trebat će vam dvije različite pozivnice: jedna za goste uživo i druga za virtualne goste (ne zaboravite vremensku zonu!). Kodeks odijevanja trebao bi biti uključen baš kao i za osobno vjenčanje, a možda biste htjeli napomenuti i da se događaj može zabilježiti kako bi se osiguralo da se gosti oblače kako bi impresionirali. The web stranica za vjenčanja treba biti na pozivu da pruži dodatne detalje i pristup registru vjenčanja.

3. Odaberite (virtualno) mjesto

Da biste izveli spektakularni hibridni domjenak s pravim mjestom održavanja, neophodno je čak i ako se većina vaših gostiju nalazi na konferencijama. Mjesta poput LAVAN541 u New Yorku ili Kuća hrama u Miamiju nude mogućnosti visokokvalitetne projekcije i mapiranje 360 ​​fotografija. Svoju ceremoniju vjenčanja možete postaviti u voćnjaku cvijeta trešnje, a zatim na večeru prevesti do privatne plaže osvijetljene zalaskom Mauija. Ako domaćin događaja budete kod kuće, usko surađujte sa planerom ili unajmljenim tehničkim timom kako biste osigurali da vaše tehničke specifikacije odgovaraju izazovu.

4. Pronađite svoje virtualne dobavljače

Pandemija je natjerala dobavljače industrije na nove kreativne granice, eksperimentirajući s novom tehnologijom i stvarajući inovativna iskustva za digitalne događaje. Impresivna je količina planera vjenčanja, ugostitelja i tehnoloških tvrtki koje se počinju dodavati “Zoom vjenčanja” njihovim ponudama usluga, pa ćete htjeti potražiti dobavljače s iskustvom u virtualnoj zabavi i tehnologiji događaja.

5. Odlučite tko se emceeing

Uz virtualni prijem, apsolutno je potrebno uključiti majstora ceremonije. To mora biti netko s dinamičnom osobnošću koji može zadržati pažnju gostiju jer su oni odgovorni za pripovijedanje događaja za virtualne goste. Budući da mrežni gosti neće moći vidjeti sve kutove, emcee će objasniti što će se dogoditi tijekom večeri, provodeći ih kroz svaki segment vjenčanja, istovremeno komunicirajući bilo koja događanja 'iza kulisa'. Bez toga će se vaši virtualni gosti osjećati nepovezano.

6. Planirajte izbornik

Iskusni ugostitelji stvorili su uzbudljive načine kako uključiti goste vjenčanja kod kuće u iskustvo objedovanja, kako biste mogli planirajte svoj jelovnik baš kao što biste to učinili i za osobno vjenčanje. Dobavljači poput Thomas Preti Događaji u New Yorku uveli koncept 'večere u kutiji' s tri slijeda dok Bill Hansen Ugostiteljstvo i produkcija događaja kreirao je Zoom izbornike za vjenčanja s besplatnom dostavom u Miamiju. Ovi kurirani obroci lijepo su zapakirani i bez problema se dostavljaju virtualnim gostima u dogovoru s večerom gostiju.

Razmislite o organiziranju Uberovih isporuka za goste u područjima koja nisu lokalna za vašeg ugostitelja.

7. Postavite scenu

Uz uređenje i ugostiteljstvo, s pravom tehnologijom na mjestu, mogu se stvoriti zapanjujući prizori za goste osobno i kod kuće. Stillwell često surađuje s tvrtkama poput Totalna zabava koji imaju uronjive događaje sve do znanosti sa sposobnošću stvaranja prilagođene pozadine za mrežne goste koji se podudaraju s projekcijama u fizičkom prostoru, dok postupak snimanja s tri kamere može digitalnim promatračima pružiti osjećaj da su upravo tu u sobi.

8. Odradite tehničku probu

Možda čak i potrebnije od tradicionalna probna večera , tehnološka prolazak je vitalni dio nesmetanog virtualnog prijema. Vaš planer ili tehnički tim trebali bi kontaktirati svakog virtualnog gosta najmanje tjedan dana prije događaja, pazeći da svi imaju odgovarajuću opremu u svom domu (pitajte imaju li mogućnosti da goste opskrbe nedostajućom opremom ako je potrebno). Također ćete htjeti zakazati brzu tehničku probu na dan vjenčanja kako biste riješili probleme prije vremena početka.

9. Snimite proslavu!

Iako se vaši gosti možda fizički neće moći pridružiti na fotografijama, u određenim ćete trenucima poželjeti zabilježiti reakcije virtualnih gostiju koji bodre ili plješću u ključnim trenucima, pa se pobrinite da fotograf dobro upućen u to. I umjesto videografa, pobrinite se da vaša tehnološka tvrtka ili organizator događaja može snimiti i podijeliti događaj s vama na kraju produkcije.